Подробное описание

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» успешно применяется для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы на сотнях тысяч предприятий, от небольших до крупных, в том числе имеющих обособленные подразделения. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» — это готовое к работе решение, в котором учтены все требования законодательства и реальная практика работы предприятий.

С помощью программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» можно вести кадровую, управленческую и учетную деятельность нескольких организаций, причем в роли отдельных организаций могут выступать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.

audit_scheme_2_720.png

Возможность вести учет в единой информационной базе по нескольким юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям позволяет руководству видеть целостную картину всей структуры.

Юридические лица, входящие в структуру предприятия, могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т. д. При этом каждое юридическое лицо может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.

Таким образом, «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ПРОФ решает задачи следующих категорий пользователей:

  • Кадровой службы;
  • Бухгалтерии;
  • Руководства — программа позволяет анализировать кадровый состав, планировать штатную численность и контролировать исполнение кадрового плана, формировать отчетность в различных разрезах.
audit_scheme_3_720.png

Кадровый учет обязателен для любой компании. С каждым годом он все более регламентируется законодательством, поэтому возможность его автоматизации важна для многих компаний, особенно с большим штатом сотрудников.

zup1.jpg

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет:

  • Руководству компании:
    • Снизить временные затраты на выполнение кадровой работы;
    • Своевременно получать достоверную информацию;
    • Анализировать информацию о кадровом составе, использовании рабочего времени и фонда оплаты труда для принятия управленческих решений.
  • Отделу персонала:
    • Вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями законодательства;
    • Учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение работников):
      • Прием на работу (на основное место работы, по внутреннему или внешнему совместительству по трудовому договору);
      • Управление контролем уникальности табельных номеров сотрудников;
      • Кадровый перевод, перевод к другому работодателю, переход с совместительства на основную работу и наоборот;
      • Перенос остатков отпусков при переводе сотрудников между организациями в пределах одной информационной базы;
      • Прием на работу по договору ГПХ и возможность аккордного и поэтапного закрытия договоров актами выполненных работ;
      • Изменение графика работы без кадрового перевода;
      • Перемещение между территориями с различными условиями труда;
      • Назначение сотрудникам плановых начислений в соответствии с рабочим местом, на котором выполняется работа;
      • Увольнение сотрудника с окончательным расчетом непосредственно при увольнении;
      • Возможность группового оформления приема, перемещения и увольнения сотрудников с выводом на печать соответствующих документов. Это существенно облегчает работу крупным предприятиям в ситуациях, когда необходимо быстро оформить документы большому количеству работников (например, при реорганизации или открытии нового предприятия/подразделения);
      • Регистрация в программе увеличения трудовых обязанностей сотрудника в документах «Прием сотрудника на внутреннее совместительство», «Совмещение должностей», «Замещение отсутствующего», «Назначение подработки», «Расширение зоны обслуживания»;
    • Вести учет персональных данных работников:
      • Ведение личных дел в информационной базе;
      • Возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
      • Формирование личных карточек работников по форме Т-2;
    • Проводить анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент текучести кадров, статистика кадров);
    • Осуществлять воинский учет:
      • Учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету;
      • Учет сотрудников, пребывающих в запасе;
      • Учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время;
      • Учет должностей, относящихся к летно-подъемному составу и к плавсоставу;
      • Подготовка всех необходимых отчетов, извещений и карточек учета для военных комиссариатов;
    • Осуществлять персонифицированный учет для органов Пенсионного фонда РФ:
      • Учет стажа (учитываемого и не учитываемого при расчете пенсии);
      • Ведение списков занятых на вредных профессиях;
      • Учет стажа, дающего право на досрочную пенсию;
    • Формировать декларации соответствия условий труда государственным нормативам по результатам спецоценки;
    • Вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска:
      • Учет основного ежегодного отпуска (28 календарных дней) и основного ежегодного удлиненного отпуска различной продолжительности для отдельных категорий сотрудников;
      • Дополнительные отпуска;
      • Учебные отпуска;
      • Расчет остатков неиспользованных ежегодных основных и дополнительных отпусков;
      • Оценочные обязательства (резервы) по отпускам;
    • Вести учет рабочего времени:
      • Возможность ведения нескольких производственных календарей: основного и региональных;
      • Настройка любых графиков работы, в том числе многосменных, с суммированным учетом рабочего времени, графиков неполного рабочего времени;
      • Использование нескольких видов планового времени;
      • Регистрация отклонений от графика: оплачиваемых и неоплачиваемых невыходов на рабочее место (отпуска, отгулы, болезни, командировки и т. п.), работы за пределами норм по графику (в выходные и праздники, сверхурочная работа и переработки при суммированном учете рабочего времени);
      • Анализ эффективности использования и потерь рабочего времени;
    • Вести штатное расписание:
      • Хранение истории утверждения штатного расписания и возможность анализа планового штатного расписания;
      • Учет фонда оплаты труда, анализ планового ФОТ, возможность оценки перерасхода и экономии ФОТ;
      • Контроль соблюдения штатного расписания, возможность сопоставить его с фактически занятыми позициями;
      • Формирование штатной расстановки;
      • Наличие регламентированной формы отчета Т-3;
      • Возможность создания отдельных позиций штатного расписания для одноименных должностей в одном подразделении при разных условиях труда (вредность, график работы, продолжительность отпуска и т. д.);
      • Возможность установки категорий, разрядов, классов для описания позиции штатного расписания;
      • Возможность выбора точного значения оклада и надбавок либо диапазона значений так называемой «вилки оклада и надбавок»;
      • Указание для подразделений даты формирования и расформирования, отключение расформированных подразделений при просмотре справочника;
      • Фиксирование даты введения в штатное расписание должностей и исключения из него, что дает возможность отбора должностей только действующего штатного расписания при работе со справочником;
      • Использование совокупной тарифной ставки.
  • Расчетному отделу:
    • Производить в строгом соответствии с законодательством автоматический расчет заработной платы, оплаты неявок и других начислений;
    • Осуществлять расчет страховых взносов, персонифицированный учет для ПФР и представлять регламентированную отчетность в ПФР и ФСС;
    • Производить расчет НДФЛ и формирование сведений о доходах 2-НДФЛ для представления в ИФНС и для выдачи сотрудникам;
    • Осуществлять настройку произвольных начислений и удержаний;
    • Получать регламентированные и аналитические отчеты, в том числе и о распределении затрат.
  • Бухгалтерии:
    • Синхронизировать данные с программой «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0. Если настроить синхронизацию, то документы и записи справочников, которые вводятся или изменяются в одном приложении, будут автоматически передаваться в другое во время периодических сеансов синхронизации данных.
  • Сотруднику:
    • Получать расчетный листок по электронной почте.
  • Ведение штатного расписания в программе опционально. Если предприятие небольшое и нет необходимости вести штатное расписание в программе, то можно вести учет и без штатного расписания. В этом случае при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы. Если впоследствии организация примет решение составлять штатное расписание в программе, то оно сформируется автоматически по имеющейся информации о сотрудниках. Единственное, что может потребоваться, — это внести в него некоторые коррективы (например, указать вакантные позиции).
  • Контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию можно установить или отказаться от него.
  • Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю изменения штатного расписания, что дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату. Кроме того, можно анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций. Позиция штатного расписания — это определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием количества штатных единиц. При описании позиции штатного расписания должность можно уточнить разрядом (категорией).

Возможность указания нецелого (дробного) количества штатных единиц доступна, если в настройках кадрового учета отмечено использование работы на неполной ставке.

Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено или дополнено произвольным образом.

Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты. При описании условий труда для позиции можно указать:

  • Право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
  • Класс условий труда (по результатам спецоценки);
  • Произвольное текстовое описание условий работы;
  • График работы, характерный для этой позиции. Он будет использоваться при оформлении кадровых приказов по этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменения). Также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).

Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. Возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета «Соблюдение штатного расписания».

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

  • Принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
  • При приеме и переводе сотрудника автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
  • Бронировать позиции штатного расписания за сотрудником;
  • В информационных целях хранить сведения о том, какими специальностями должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности (в карточке должности и позиции штатного расписания можно перечислить требуемые специальности);
  • Производить индексацию штатного расписания;
  • При оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
  • Проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
  • Помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
  • Для подразделения определять, сформировано оно или расформировано, для должности — включена она в штатное расписание или уже исключена. Это позволяет видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
  • Сформировать для печати унифицированную форму Т-3, отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» предоставляет кадровой службе широкий спектр возможностей для ведения кадрового учета:

  • Регистрация работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, в том числе при дистанционной работе, в типовой форме;
  • Регистрация приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-1 или № Т-1а);
  • Регистрация перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство и основное место работы); изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-5 или № Т-5а);
  • Регистрация увольнений работников (формы № Т-8 или № Т-8а);
  • Оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские заказы.

Законодательство не требует обязательного использования унифицированных форм Т-1,Т-5, Т-8. На их основе сотрудникам кадровой службы программа позволяет создать свои документы, отредактировав макеты печатных форм.

По данным учета движения можно получать следующую информацию:

  • Актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов;
  • Данные о движении работников за выбранный период;
  • Статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);
  • Среднюю и среднесписочную численность работников.

Эта информация позволяет руководителю анализировать кадровую динамику компании и отдельных подразделений (количество перемещений, увольнений), отслеживать изменения кадрового состава, своевременно выявлять проблемы в управлении персоналом.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» хранит всю основную информацию о сотрудниках, необходимую для кадровой работы, расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов:

  • личные данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, пол и др.);
  • данные удостоверения личности (паспортные данные);
  • ИНН;
  • Номер страхового свидетельства ПФР;
  • Контактная информация (телефоны, адреса электронной почты и др.);
  • Сведения о гражданстве, страховом и налоговом статусе;
  • Данные о налоговых вычетах;
  • Сведения об инвалидности;
  • Информацию об образовании;
  • Сведения о предыдущей трудовой деятельности;
  • Состав семьи;
  • Сведения воинского учета;
  • Сведения о наградах, ученых степенях и званиях.
zup2.jpg

Помимо предусмотренных в программе пользователь может создавать дополнительные реквизиты и сведения (например, рост, вес, размер одежды и др.), а также прилагать фотографию сотрудника, сканированные копии любых документов, например резюме.

Функциональность «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» позволяет обеспечить требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Для этого реализована регистрация событий доступа к базе для выбранных областей данных:

  • Обработка ПДн;
  • Личные данные;
  • Адреса и телефоны;
  • Инвалидность;
  • Данные о доходах;
  • Данные об имуществе.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» обеспечивает учет рабочего времени сотрудника. Эти данные могут быть использованы:

  • Для оформления необходимых документов кадрового учета;
  • Для последующего анализа статистики времени и причин отсутствия сотрудника на рабочем месте;
  • Для начислений и выплат в соответствии с фактически отработанным временем.

Схемы учета рабочего времени. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» обеспечивает учет рабочего времени сотрудников как по типовым схемам (пятидневка), так и по специфическим, к примеру «сутки через трое». Типовые варианты заполнения графиков работы можно использовать для создания автоматического графика. Есть возможность создавать индивидуальные графики работы для конкретных сотрудников.

Производственные календари. Для заполнения графиков работы используется регламентированный федеральный или региональный производственный календарь. Можно создать несколько производственных календарей. Они могут понадобиться, если филиалы организации расположены в регионах, где установлены собственные праздничные дни.

Таким образом компания может легко вести учет рабочего времени в соответствии со всеми вариантами работ, существующими на предприятии (посменно, с учетом выходных и праздников, неполных рабочих дней, скользящих графиков и т. п.).

Классификатор видов рабочего времени. В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» есть классификатор видов рабочего времени (явка, вахта, праздник и др.), который компания может расширять и дополнять по собственному усмотрению. Оплата труда зависит от вида рабочего времени. В течение рабочего дня сотрудник может быть занят на работах разного вида времени.

Виды неявок. На основании типовых видов неявок кадровая служба может регистрировать отсутствие сотрудника по различным основаниям и автоматически формировать необходимые документы кадрового учета:

  • Отпуск;
  • Отпуск по уходу за ребенком;
  • Нетрудоспособность;
  • Командировка;
  • Прогул;
  • Отгул;
  • Дни ухода за детьми-инвалидами;
  • Отсутствие по прочим причинам.

Виды переработок. Информация о работах за пределами установленного графика работы собирается из следующих документов:

  • О переработках при суммированном учете времени;
  • Приказов о работе в выходные и праздничные дни;
  • Регистрации сверхурочной работы.

При регистрации сверхурочной работы, переработок и работы в выходные и праздники есть возможность выбрать способ компенсации: отгул или повышенная оплата. Отгул можно зарегистрировать отдельным приказом или присоединить к отпуску. Остатки отгулов и отпусков учитываются.

Табель учета рабочего времени. По результатам накопленных данных в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» можно сформировать «Табель учета рабочего времени» (унифицированная форма Т-13).

Аналитические отчеты. Программа позволяет анализировать причины потерь рабочего времени, получать информацию о количестве работников, отсутствовавших по различным причинам за определенный период (например, данные о том, сколько работников находится в отпуске, сколько в командировке и т. п.).

Полное описание